Procedimiento para ordenar vacunas COVID-19 y reportar discrepancias en entregas y temperaturas

Instrucciones para ordenar vacunas:

1. Si ya ha recibido vacuna COVID-19, haga las órdenes para el mismo tipo de vacuna que ya recibió (Pfizer o Moderna). Prepare las órdenes en múltiplos de 100, para facilitar la logística. Antes de poner la orden asegúrese que tiene un plan para administrar esa vacuna en un periodo de 5 días en el caso de Pfizer o de 30 días en el caso de Moderna.
    

2. El proveedor debe requisar la orden de vacunas en VaCo-Form-001: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=7JAEY99WME
    

3. El proveedor recibe y verifica que la cantidad de vacunas es correcta y acepta las dosis recibidas en el Puerto Rico Electronic Immunization System (PREIS).
    

4. Si hay discrepancia con el recibo de vacunas, el proveedor lo reporta en el formulario de diferencia entre vacuna recibida y entregada disponible en VaCo-Form-002: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=EDFCHC8TMH 

Instrucciones para reportar temperaturas fueras de rango: 

1. Proveedor reporta incidente de temperaturas fuera de rango en VaCo-Form-002: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=EDFCHC8TMH y a su vez al personal regional del Programa de Vacunación.
    

2. Proveedor separa, rotula las vacunas para no utilizar y prepara un informe que incluye descripción del incidente, copia de la lista de vacunas y del Log Tag de temperaturas.
    

3. El personal regional del Programa de Vacunación envía una copia del informe del incidente al Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist para consultar la viabilidad del producto con el manufacturero.
    

4. Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist se comunicará con el manufacturero para reportar incidentes de temperaturas fuera de rango.
    

5. Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist se comunicará con el personal regional del Programa de Vacunación con las recomendaciones del manufacturero y para que se comunique con el proveedor con la determinación final.
    

6. Si el manufacturero indica que la vacuna no es viable, el Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist activa el protocolo de devolución de vacunas.
    

7. El proveedor prepara el informe de devolución y lo somete al personal regional del Programa de Vacunación. 
    

8. El personal regional del Programa de Vacunación envía una copia del informe de devolución de vacunas al Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist para que entren la información en VTrckS o sigue el protocolo del manufacturero para devolver la vacuna dañada.

Ejemplos de otras discrepancias que el proveedor debe notificar en VaCo-Form-002: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=EDFCHC8TMH
 

• Faltan dosis de vacunas en la orden

• Recibe un exceso de dosis de vacunas de las que originalmente ordenó

• Recibe dosis de vacunas que NO ordenó o las recibió por error

• El número de lote/expiración NO concuerda con el que aparece en el Packing Slip 

• Packing Slip NO pertenece a la clínica

• Carrero NO entrega la orden de vacunas

• Carrero entrega la orden a otra clínica o local

• Contenedor o frascos están rotos 

• Monitor de temperaturas está activado

Para dudas o preguntas relacionadas a las órdenes de vacunas, favor escribir a: ordenescovid19@salud.pr.gov

Para dudas o preguntas relacionadas a temperaturas fueras de rango, favor comunicarse con el personal regional del Programa de Vacunación.