Procedimiento para ordenar vacunas COVID-19 y reportar discrepancias en entregas y temperaturas
Instrucciones para ordenar vacunas:
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Si ya ha recibido vacuna COVID-19, haga las órdenes para el mismo tipo de vacuna que ya recibió (Pfizer o Moderna). Prepare las órdenes en múltiplos de 100, para facilitar la logística. Antes de poner la orden asegúrese que tiene un plan para administrar esa vacuna en un periodo de 5 días en el caso de Pfizer o de 30 días en el caso de Moderna.
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El proveedor debe requisar la orden de vacunas en VaCo-Form-001: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=7JAEY99WME
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El proveedor recibe y verifica que la cantidad de vacunas es correcta y acepta las dosis recibidas en el Puerto Rico Electronic Immunization System (PREIS).
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Si hay discrepancia con el recibo de vacunas, el proveedor lo reporta en el formulario de diferencia entre vacuna recibida y entregada disponible en VaCo-Form-002: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=EDFCHC8TMH
Instrucciones para reportar temperaturas fueras de rango:
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Proveedor reporta incidente de temperaturas fuera de rango en VaCo-Form-002: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=EDFCHC8TMH y a su vez al personal regional del Programa de Vacunación.
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Proveedor separa, rotula las vacunas para no utilizar y prepara un informe que incluye descripción del incidente, copia de la lista de vacunas y del Log Tag de temperaturas.
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El personal regional del Programa de Vacunación envía una copia del informe del incidente al Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist para consultar la viabilidad del producto con el manufacturero.
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Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist se comunicará con el manufacturero para reportar incidentes de temperaturas fuera de rango.
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Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist se comunicará con el personal regional del Programa de Vacunación con las recomendaciones del manufacturero y para que se comunique con el proveedor con la determinación final.
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Si el manufacturero indica que la vacuna no es viable, el Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist activa el protocolo de devolución de vacunas.
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El proveedor prepara el informe de devolución y lo somete al personal regional del Programa de Vacunación.
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El personal regional del Programa de Vacunación envía una copia del informe de devolución de vacunas al Vaccine Manager/Vaccine Order Specialist para que entren la información en VTrckS o sigue el protocolo del manufacturero para devolver la vacuna dañada.
Ejemplos de otras discrepancias que el proveedor debe notificar en VaCo-Form-002: https://redcap.salud.gov.pr/surveys/?s=EDFCHC8TMH
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Faltan dosis de vacunas en la orden
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Recibe un exceso de dosis de vacunas de las que originalmente ordenó
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Recibe dosis de vacunas que NO ordenó o las recibió por error
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El número de lote/expiración NO concuerda con el que aparece en el Packing Slip
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Packing Slip NO pertenece a la clínica
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Carrero NO entrega la orden de vacunas
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Carrero entrega la orden a otra clínica o local
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Contenedor o frascos están rotos
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Monitor de temperaturas está activado
Para dudas o preguntas relacionadas a las órdenes de vacunas, favor escribir a: ordenescovid19@salud.pr.gov
Para dudas o preguntas relacionadas a temperaturas fueras de rango, favor comunicarse con el personal regional del Programa de Vacunación.